El Manual de Riesgos Laborales: una ocasión para hablar de comunicación interna en la clínica veterinaria

Si no tienes un plan de comunicación interna, plantéatelo. Pero de forma sencilla

No pretendamos matar moscas a cañonazos. Los centros veterinarios son, en su mayoría, microempresas y por lo tanto puede funcionar un "miniplan" de comunicación interna. Pero por muy pequeñas que sean las empresas, no basta con la comunicación de pasillo o la conversación de café. Pero tampoco necesitamos –ni podemos hacerlo– en una clínica revistas corporativas o complicadas intranets.

Para empezar un plan de comunicación hay que decidir para qué se va a emplear (y esto depende de cada centro): comunicar la marcha de la empresa, revisar casos clínicos en equipo, foros de trabajo para la mejora de procedimientos, formación, comunicaciones concretas en el día a día... Esto determinará los espacios de comunicación que hay que crear.

Prueba con estas herramientas para empezar

En las clínicas (o en pequeños grupos de clínicas, por ejemplo propietarios de 2 a 5 centros) podría bastar con los siguientes canales.

1. Las reuniones o actividades en grupo. Un básico en las clínicas. Con reuniones programadas, con una orden del día, con objetivos marcados y la documentación preparada para no hacer perder el tiempo a nadie. Todos tenemos experiencia de cuánto tiempo se puede derrochar en una reunión mal planificada. 
   Lo ideal es hacerlas periódicas, que los empleados no piensen que se trata de algo pasajero. 

2. Un sistema de mensajería interna. El correo electrónico está bien pero se mezclan muchos tipos de mensajes. Es muy eficaz emplear plataformas que solo se empleen para la relación dentro de la empresa. Existen muchas con versión gratuita que permiten crear diferentes canales: canales solo para el personal veterinario, exclusivos para actividades de formación, para las actividades de ocio dentro de la empresa. Algunas de las plataforma más empleadas son Work Place de Facebook o Slack, que es la que empleamos en nuestra agencia.

3. Un lugar con acceso a la documentación que necesita el personal de la clínica. Es muy importante que esté bien organizada, por ejemplo: por un lado la documentación administrativa como convenios o el propio Manual de Riesgos Laborales, por otro lado las normas de la empresa como horarios, política de uso de redes sociales, etc. y, por otro la documentación sobre protocolos de trabajo. Se puede mantener en un servidor al que se tenga acceso o utilizar plataformas como Google Drive donde es fácil crear carpetas con diferentes permisos de acceso.
4. Un tablón de anuncios. Sí, una simple corchera o pizarra con imanes sobre la que se pueda escribir, en un lugar común pero oculta a la mirada de los clientes. Muy eficaz para las notificaciones internas generales.

Este es el "Kit" mínimo que podemos utilizar para comenzar a establecer un plan de comunicación interna en el centro veterinario. Si tienes que comenzar, hazlo paso a paso y siempre con la colaboración de todo el personal, buscando el consenso sobre herramientas, periodicidad de las reuniones, objetivos, etc. La imposición en comunicación interna es la mejor vía para que el plan fracase.

Otra opción es no gestionar la comunicación interna. Pero las clínicas están formadas por personas que se relacionan comunicándose para mantener su relación profesional y de convivencia en el centro. Ninguna interacción tendrá lugar sin que se produzca comunicación. Se tengan o no se tengan planes la comunicación interna se va a producir ¿no es mejor tenerla bajo control?

Autores: Javier Nuviala y Ana Belén Martín